Юрий Васильевич, какие цели преследовались при организации электронного документооборота с РЖД?

Любое предприятие, осуществляющее грузовые перевозки по российским железным дорогам, находится в тесном взаимодействии с ОАО «РЖД». Грузоперевозки, с одной стороны, сильно формализованы и сопровождаются большим количеством документов, а с другой — зависят от многих факторов и зачастую требуют не только строгого соблюдения правил работы, но и принятия оперативных решений. Основным препятствием этому служит человеческий фактор. Уменьшить его влияние можно только через создание грамотной автоматизированной системы. И чем больше звеньев транспортной цепочки работает в единой системе, тем заметнее эффект.

«ЭТРАН» служит системой документооборота РЖД по сопровождению всех грузоперевозок. ERP-система «Малахит» обеспечивает возможность документарного сопровождения грузоперевозок со стороны предприятия. Но действовали они раздельно, поэтому системного эффекта не было. И главной целью проекта было обеспечить этот эффект в виде повышения оперативности, качества, снижения трудозатрат и улучшения финансовой отдачи.

Как была построена работа по обмену документами до внедрения электронного процесса?

Все перевозочные и транспортные документы оформлялись внутри ERP-системы предприятия, потом на бумажных носителях передавались в соответствующие структуры РЖД.

Результаты согласования заявок на перевозки приходилось отслеживать работникам транспортного отдела, что не способствовало оперативности. Ж/д накладные оформлялись вручную в местах погрузки, что увеличивало вероятность ошибок.

Информация в бумажном виде передавалась в товарную контору станции. Там ее вручную вводили в систему «ЭТРАН». Полученная информация о номерах квитанций и провозных платежах передавалась на бумажных носителях для ввода в АСУ предприятия. Все делалось достаточно долго, и была значительная вероятность ошибок.

Каким образом решалось, кто и как будет реализовывать проект?

Выбор решения был обусловлен отсутствием положительного опыта реализации подобных проектов среди других крупных металлургических предприятий Уральского региона. Нигде нам не удалось своими глазами увидеть положительный результат. Но то, что проект подобного рода успешно работает и результативен, мы увидели на одном из предприятий группы ЕвроХим.

Задачи проекта:
• автоматизированный обмен перевозочными документами с ОАО «РЖД» между системой «ЭТРАН» и системой управления предприятия;
• единое централизованное электронное хранилище всех перевозочных документов предприятия;
• получение результатов электронного согласования заявок на перевозку грузов;
• создание, передача накладных в электронном виде в товарную контору железной дороги;
• получение информации о начале перевозки и ее окончании (раскредитовании);
• получение информации о грузах, движущихся в адрес предприятия;
• получение учетной карточки выполнения заявок на перевозки, расчетов по штрафам и сборам;
• предварительный расчет провозной платы.

Поэтому основные участники определились довольно быстро. Компания Интеллекс является разработчиком самой системы «ЭТРАН». На данный момент аналогичные решения не поставляет на рынок ИТ-услуг ни одна компания. Соответственно, сотрудничество в этом вопросе напрямую с разработчиками системы «ЭТРАН», имеющими большой опыт успешных внедрений шлюзов между АСУ РЖД и АСУ предприятий-грузоотправителей, должно было дать ожидаемый эффект. А компания Малахит является разработчиком действующей у нас корпоративной информационной системы и давно зарекомендовала себя как высокопрофессиональный и надежный партнер. Поэтому не было никакого смысла привлекать кого-то еще.

Каким образом было организовано управление проектом?

Инициатором проекта выступили Дирекция по логистике ЧТПЗ и, в частности, Управление по организации перевозок. Объем перевозок и документов, связанных с этим, растет, поэтому в перспективе переход на электронный обмен документами для крупных грузоотправителей неизбежен. Мы решили сработать на опережение и начать работы по установке электронного документооборота между АСУ нашего предприятия и АСУ РЖД.

Эффекты от внедрения:
• повышение оперативности взаимодействия с ОАО «РЖД» за счет электронного документооборота;
• сокращение транспортных издержек, простоев подвижного состава из-за ошибок в оформлении перевозочных документов;
• организация электронного архива собственных перевозочных документов;
• ускорение расчетов с клиентами за счет получения оперативной информации об исполнении перевозок;
• возможность планировать свою деятельность, исходя из оперативных данных о прибытии грузов в собственный адрес, по информации ОАО «РЖД»;
• организация безбумажного документооборота с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Со стороны РЖД работы осуществлялись компанией «ИнтэлЛекс» — разработчиком системы «ЭТРАН» и Дорожным центром фирменного транспортного обслуживания Южно-Уральской железной дороги.

ИТ-компания Малахит отвечала за интеграцию КИС «Малахит» с информационной системой железнодорожников, а также за доработку нашей КИС с учетом вызванных проектом изменений в документообороте предприятия.

Если говорить в принципе, то реализация любого проекта зависит от исходной ситуации (наличие информационной системы, построение бизнес-процессов на предприятии, степень заинтересованности руководства). Важен профессионализм участников и их способность находить совместные решения.

С нашей стороны в проекте был задействован ЦИТ ЧТПЗ, который отвечал за координацию действий в подразделениях и решение оперативных вопросов, возникающих на предприятии в ходе реализации проекта. Непосредственно Дирекция по логистике ЧТПЗ осуществляла общее руководство и решение организационных вопросов с Южно-Уральской железной дорогой.

Данные работы коснулись только Управления по организации перевозок?

Нет, ведь «ЭТРАН» связана не с какой-то отдельно существующей программой, а с информационной системой «Малахит», которая охватывает все направления деятельности предприятия. Если же говорить о нашей работе, то проект охватывает несколько подразделений: прежде всего, Управление по организации перевозок, транспортный отдел, железнодорожный цех. Кроме того, затрагиваются и производственные цеха предприятия, которые осуществляют ввод информации по погрузке в информационную систему.

Как изменились бизнес-процессы, которые затронул проект?

Внедрение электронного обмена документами с железной дорогой затронуло весь документооборот предприятия по отгрузке продукции. Традиционно узкими местами являлись неправильное либо неполное заполнение документов, ошибки при вводе данных, невозможность оперативно обрабатывать большой объем документов. Все это выливалось в потери времени и, соответственно, денег. Простой пример: кто-то забыл указать необходимые данные в бумажке, но выявилось это только тогда, когда вагон был уже погружен; пока разбирались, искали и переоформляли документы, вагон простаивал, а это вполне ощутимые штрафы. Теперь такие ситуации не возникают.

Усилился контроль за правильностью оформления погрузочных документов. Вся информация, попадающая в ж/д накладную, последовательно вводится по месту ее возникновения в различных подразделениях предприятия.

Возможность осуществления перевозки контролируется наличием согласованной в РЖД заявки, и информационная система не допускает отклонений при оформлении ж/д накладной. Ручное заполнение ж/д документов не допускается. Правильность прослеживается на каждом этапе визуально и программными средствами информационной системы.

Сделано все возможное, чтобы не допустить на стороне КИС ЧТПЗ ошибок в оформлении документов, требуемых для ввода в информационную систему РЖД. По окончании всех этапов оформления перевозочных документов ж/д накладная формируется автоматически и передается в электронном виде в АСУ РЖД. Этим исключается фактор повторного ручного ввода документа товарным кассиром станции.

Результаты оформления электронного документа на стороне РЖД возвращаются, и в электронных отгрузочных документах формируются необходимые данные (номер ж/д квитанции об отправлении, провозной платеж и прочая информация, связанная с перевозкой). После положительного результата оформления перевозочного документа он распечатывается уже со всеми корректными данными и прилагается к вагону.

Насколько наработанные в ходе проекта решения могут быть тиражируемы на других предприятиях?

Если говорить в принципе, то реализация любого проекта зависит от исходной ситуации (наличие информационной системы, построение бизнес-процессов на предприятии, степень заинтересованности руководства). Важен профессионализм участников и их способность находить совместные решения. Здесь особо много зависит от специалистов, обслуживающих информационную систему предприятия. В нашем случае компания Малахит проявила себя не только как опытный ИТ-партнер, но и как команда специалистов, знающих предметную область и умеющих предоставлять действительно работающие решения. В целом же, если рассматривать наш проект с точки зрения реализации на других предприятиях, то главный результат, я считаю, это законченное, успешно работающее решение, которое дает реальный экономический эффект.