Что такое Единая система НСИ?
Единая система НСИ (ЕС НСИ) — это совокупность методологического, организационного, информационного и программного обеспечения процессов управления справочниками (основными данными), используемыми в бизнес-процессах компании. Она должна включать:
– справочники и классификаторы:
• материалов, продукции и услуг, группы, единицы измерения;
• контрагентов, банков, общероссийские классификаторы (КЛАДР, ОКФС, ОКВЭД, ОКАТО и т.д.);
• план счетов;
• справочники НСИ, содержащие аналитику, необходимую для формирования пакета отчетности для РСБУ, МСФО, УУ и НУ.
– регламенты НСИ;
– стандарты описания объектов НСИ;
– систему единой кодификации;
– службу НСИ;
– систему управления основными данными (СУОД).

Типичная картина состояния НСИ (как есть)
Рассмотрим компанию, состоящую из головного офиса и нескольких филиалов (предприятий). Типичные результаты анализа состояния НСИ в компаниях, не внедрявших ЕС НСИ, представлены на рисунке 1.
Кроме того, можно указать на следующие проблемы НСИ:
– в части справочников:
• неполнота или некорректность в наименованиях и других атрибутах справочников;
• наличие устаревшей (неактуальной) информации;
• отсутствие унификации в наименованиях;
• наличие дублей в справочниках.
– в части процессов НСИ:
• отсутствие четкой схемы разграничения ответственности за НСИ;
• многократный ввод информации в различные системы и необходимость последующей выверки;
• низкая оперативность обновления информации.
Несовершенная НСИ — это не техническая проблема, это проблема руководства. Это касается и совершенствования НСИ — это не чисто техническая ИТ-задача, это задача, которую должны решать прежде всего руководители предприятий. Но зачастую они начинают обращать внимание на плохое качество НСИ только тогда, когда это отражается на эффективности решения бизнес-задач. Типичный пример — проблемы заявочной кампании, когда значительное количество дублей, неактуальных позиций, неполнота и противоречивость их описания начинают влиять на сроки и эффективность проведения заявочной кампании.
Если управление материалами неэффективно, то цена таких ошибок составляет проценты от стоимости закупок, а для крупных предприятий это весьма ощутимые потери.
Некачественные данные НСИ чреваты следующими проблемами:
– неполнота информации в справочнике МТР приводит к закупке неверного;
– дубли в справочнике материалов — это дополнительные затраты, например, на излишние закупки (когда на складе уже есть нужный материал, но по-другому описанный), на размещение нескольких заказов на закупку вместо одного;
– дублирование, некорректные/неактуальные данные контрагентов приводят к ошибкам при формировании первичных документов, налоговым и финансовым рискам при взаиморасчетах, задержкам в сроках при сверке с контрагентами и закрытии периода, к затруднениям при формировании консолидированной отчетности;
– отсутствие единого реестра основных средств приводит к недостоверности сведений и длительным срокам формирования бухгалтерской и управленческой отчетности;
– отсутствие единого плана счетов приводит к ошибкам в отражении операций, налоговым рискам, сложностям при классификации операций для целей консолидации и длительным срокам формирования консолидированной отчетности;
– отсутствие единого справочника бюджетных статей и подразделений приводит к отсутствию оперативного контроля бюджета, рискам нецелевого использования денежных средств, сложностям при принятии управленческих решений.
Это только некоторые, хотя и весьма существенные, проблемы, которые возникают у руководителей компаний при отсутствии ЕС НСИ. При этом у каждой конкретной компании, естественно, свои проблемы. Их выявление является одной из целей любого проекта по НСИ.
Из всего этого можно сделать вывод: финансовый эффект от совершенствования НСИ будет вполне ощутимым.

Целевое состояние НСИ
Идеальную картину состояния НСИ можно представить двумя схемами, представленными на рисунках 2 и 3.
Важнейшее значение для построения Единой системы НСИ имеет уровень стандартизации описаний объектов НСИ и введение единой системы кодирования и классификации НСИ. E
На рисунке 3 показан пример возможной схемы уровней стандартизации данных НСИ. Подобная схема разрабатывается в процессе реализации проекта по созданию НСИ для конкретной компании и учитывает особенности ее деятельности.
Такая схема по завершении проекта НСИ становится частью не только методологии НСИ компании, но и концепции НСИ, описывающей состав НСИ, уровни ответственности за НСИ, уровни ведения НСИ, уровни стандартизации и централизации справочников.
Схема иллюстрирует подход, согласно которому для достижения целевого состояния НСИ необходимо:
– обеспечить разделение НСИ по организационным уровням и определить лиц, ответственных за ведение справочников;
– создать единые, нормализованные справочники в соответствии с уровнями стандартизации данных;
– обеспечить единую кодировку справочников.

Как перейти от того «как есть» к тому «как должно быть»?
Как сказал классик: «Все знают, как не должно быть, и всем известно, как должно быть, но никто не знает, как перейти от «как не должно быть» к тому «как должно быть».
Однако если говорить про НСИ, то на данный момент многие компании уже прошли путь от «как есть» к тому «как должно быть» и добились на этом пути значительных успехов.
В настоящее время накоплен значительный опыт и существует апробированный на различных проектах подход к созданию и внедрению корпоративных систем НСИ, который включает:
1) разработку концепции НСИ;
2) создание службы НСИ;
3) разработку процессов и регламентов НСИ;
4) разработку стандартов описаний объектов НСИ, включая шаблоны написания наименований;
5) внедрение единой системы кодификации НСИ;
6) нормализацию и классификацию;
7) внедрение СУОД.

Задачи построения системы управления НСИ. Интеграция
Одной из задач интеграции прикладных систем является обеспечение совместимости прикладных систем на уровне данных. Часто интеграцию на уровне данных ограничивают только технологиями преобразования данных из одних форматов в другие. При этом уделяют недостаточно внимания проблемам однозначной идентификации данных, их унификации, сопоставимости, устранения дублирования.
Создание Единой системы НСИ — основное условие успешной интеграции прикладных систем.
Поскольку во многих металлургических компаниях сотрудники используют большое количество разнородных информационных систем, решающих различные задачи бизнеса, то для того чтобы обеспечить их интеграцию, необходимо решить следующие основные задачи построения системы управления основными данными:
– в части использования основных данных:
• определить централизованные бизнес-процессы компании, для обеспечения которых необходима Единая система НСИ, а также состав и структуру справочников.
– в части наполнения справочников:
• разработать единую систему кодификации объектов НСИ и утвердить стандарты их описания;
• внедрить единые справочники, которые бы имели единую кодировку записей и были сформированы в соответствии со стандартами НСИ. Эти справочники должны использоваться во всех интегрируемых системах.
– в части процессов управления НСИ:
• разработать концепцию НСИ;
• разработать процессы и регламенты НСИ, обеспечивающие единую «точку входа» при внесении изменений в справочники;
• разработать регламенты обмена основными данными (синхронизации НСИ в информационных системах компании).
– в части организационного обеспечения НСИ:
• определить сотрудника компании, ответственного за каждый справочник, создать службу НСИ, в задачи которой входило бы ведение НСИ.
– в части автоматизации процессов управления НСИ:
• внедрить специализированную систему управления НСИ;
• интегрировать СУОД с прикладными системами — потребителями данных ЕС НСИ.

Решения по управлению НСИ
Основными функциональными требованиями к системе управления НСИ (СУОД) являются:
–  средства поиска, в том числе поиска дублей, аналогов, полнотекстового поиска (по ключевым словам описания объекта НСИ), поиска по техническим характеристикам (для материалов);
–  средства формирования и обработки заявок на создание (изменение) объектов НСИ;
–  средства обеспечения качества данных, в том числе проверка позиций справочника на дублирование и корректности заполнения полей заявки на создание (изменение) объекта НСИ в соответствии с определенными шаблонами;
–  возможность ведения истории изменений справочников;
–  возможность формирования отчетности;
–  средства интеграции СУОД с внешними системами;
–  наличие веб-интерфейса.
Рекомендуется использовать решения по управлению НСИ, разработанные специально для промышленных предприятий. Наиболее часто используемыми и апробированными решениями являются SAP MDM, IBM Infosphere MDM, Oracle Product Hub. Все эти решения удовлетворяют требованиям, предъявляемым к СУОД, поэтому одним из ключевых факторов при выборе технологической платформы становится стоимость решения. Определение стоимости программной платформы является предметом коммерческих переговоров представителей компании с поставщиками ПО.
При внедрении ERP-системы в качестве СУОД часто используется отдельная инстанция ERP-системы, применяемая только для ведения справочников и интегрированная с основной ERP-системой.
Одним из подобных примеров может служить решение BearingPoint MDD (Master Data Distribution), реализованное на платформе SAP NetWeaver и отвечающее перечисленным выше требованиям. Основными достоинствами данного решения являются относительно низкая стоимость внедрения и низкое TCO (Total Cost of Owner).
Кроме того, решение MDD могут поддерживать и развивать специалисты служб сопровождения SAP ERP компании без привлечения внешних консультантов. При реализации MDD использован язык ABAP (открытый код). При этом совершенно необязательно иметь в штате службы сопровождения SAP ERP компании специалиста, компетентного в этом вопросе, — все необходимые настройки и доработки могут выполнять консультанты SAP ERP.
Решение разрабатывалось на протяжении ряда проектов по внедрению SAP ERP в различных компаниях. В 2008 г. компания BearingPoint выполнила работы по созданию общекорпоративного справочника номенклатуры, централизованно закупаемой Дирекцией по снабжению ЕвразХолдинга в интересах всех российских предприятий группы, а также всей закупаемой номенклатуры Качканарского ГОКа «Ванадий». В ходе реализации проекта была осуществлена нормализация справочника МТР, включая выявление неполных позиций МТР, их уточнение, выявление дублей, а также устаревших (неактуальных) позиций МТР. Все записи по каждой группе позиций были приведены в соответствие с ГОСТ, ТУ и шаблонами, согласованными с заказчиком. В процессе реализации проекта был также разработан классификатор МТР и выполнена классификация выбранных заказчиком номенклатурных групп, что позволило избежать массы проблем, связанных с дублированием и недостаточным описанием материалов. Нормализованные позиции справочника МТР и классификатор были загружены в систему SAP MDM, интегрированную с SAP ERP и другими информационными системами предприятий группы. Создание справочника материалов являлось необходимым условием продуктивного старта ERP-системы на КГОКе. В ходе проекта была также разработана методика нормализации и классификации, проведено обучение специалистов ЕвразХолдинга работе по данной методике, что позволило обеспечить будущую «чистоту» и актуальность справочника и его внедрение на других предприятиях ЕвразХолдинга. Создание общекорпоративного справочника дало возможность упорядочить проведение закупочной кампании, исключить дублирование позиций материалов, приступить к практическому решению задачи создания единой аналитической системы, обеспечивающей консолидированный контроль за складскими остатками на всех предприятиях группы.